Grupo Educacional INEQ se torna case de sucesso no Google com inovação na gestão de matrículas

Grupo Educacional INEQ se torna case de sucesso no Google com inovação na gestão de matrículas

01/12/2022 0 Por Mariana Mascarenhas

No começo de 2020, o isolamento social obrigou educadores, gestores e alunos a se reinventarem e se adaptarem, rapidamente, às plataformas virtuais para darem continuidade às atividades escolares e acadêmicas. Dois anos depois, ainda com o retorno gradativo de muitas instituições escolares e acadêmicas ao ensino presencial e/ou híbrido, é perceptível como a tecnologia trouxe benefícios não apenas para o preparo de aulas, mas também para a gestão escolar. A ideia desenvolvida pela Kátia Cristina Marcolino, professora e coordenadora dos cursos de Tecnologia da Informação da FAEP (Faculdade de Educação Paulistana), é um exemplo disso:

Por meio de ferramentas oferecidas pela empresa Google para aprimorar a aprendizagem, colaboração e comunicação nas comunidades escolares, que fazem parte do projeto Google Workspace for Education, a professora desenvolveu um processo de inovação na gestão de matrículas do Grupo Educacional INEQ (Instituto Nacional de Educação e Qualificação Profissional) – que abrange a FAEP e a FAETI (Faculdade de Educação e Tecnologia Iracema) –, que foi considerado case de sucesso pelo Google.

Com cursos presencial e online, para alunos de todo o Brasil, o INEQ implementou as ferramentas do Google a partir de uma parceria com a Matita Tecnologia Educacional, a fim de aperfeiçoar o trabalho educacional no espaço digital e, em março de 2021, deu início ao procedimento desenvolvido pela professora Kátia. “Antes desse período, o processo de matrículas do INEQ era muito lento e burocrático. Para se matricular, o aluno deveria enviar toda a documentação em formato PDF por e-mail. No entanto, muitos apresentavam dificuldade em converter o arquivo e fazer o envio, considerando que grande parte dos nossos educandos não possui computador e realiza o procedimento pelo celular”, afirma a professora.

Diante desse cenário, Kátia criou um formulário do Google que permite ao aluno preenchê-lo, de forma simples e rápida, com todos os dados necessários para o processo de matrículas. Em seguida, ele pode fotografar os documentos exigidos e anexar as imagens no formulário, sem a necessidade de convertê-las para outro formato. Para isso, o grupo educacional conta com consultores que orientam e auxiliam os interessados em se matricular nos cursos oferecidos. A partir dos formulários preenchidos, esses consultores atualizam o sistema acadêmico do INEQ, permitindo que a CRA (Central de Relacionamento com o Aluno) tenha acesso ao trabalho de cada um, e, por meio da criação de gráficos e dashboards (painel informativo), em tempo real, se informe sobre o número e perfil de alunos matriculados. “Hoje, por exemplo, sabemos que o perfil do educando FAEP é uma mulher, na faixa dos 30 anos, casada, e que realiza algum curso na área educacional”, diz a educadora.

“Com base em todas essas informações, nós criamos um arquivo que alimenta o nosso sistema de gestão acadêmica (Lyceum). Assim, não é necessário digitar tudo novamente dentro desse sistema para cadastro dos novos educandos”, completa Kátia. Todo esse trabalho gerou excelentes resultados como a redução de 90% do tempo gasto no processo de cadastro manual de dados e de erros ocasionados por esse cadastro, além da redução de 87% do tempo de importação de documentos através da integração com o Lyceum.

Com o sucesso da inovação, o Grupo INEQ, que realizou o processo em parceria com a Matita Educacional, encaminhou o histórico dos resultados para a análise do Google e a criação desta organização para as matrículas tornou-se um case de sucesso Google e ganhou o selo WORK TRANSFORMATION.

“Sem sombra de dúvidas, um fato inédito que resultou do trabalho incessante da professora Kátia e equipe do departamento de relacionamento, que refletiu de forma positiva e surpreendente, por meio do reconhecimento internacional pelo Google, como uma história de sucesso”, declarou a Prof. Dra. Vânia Aparecida da Costa, diretora acadêmica da FAEP.

A professora Kátia também desenvolveu novas ideias com as ferramentas Google, como o serviço de geração automática de diplomas e certificados e um jogo de planilhas que permite à secretaria o controle de como a instituição está dividida por semestre: número de salas instaladas, turmas, professores, aulas presenciais, online ou híbridas, além de verificações financeiras como investimentos realizados.